En esta entrada quiero romper una lanza a favor de la que actualmente es mi aplicación para gestionar correo electrónico favorita en Mac, y en mi opinión la mejor: Airmail.

Esta aplicación siempre ha sido duramente criticada en la Mac App Store alegando problemas que personalmente nunca llegué a sufrir.

Es por eso que decidí crear esta guía que con el tiempo se ha convertido en un completo video-curso en el Studio.

¡El curso sobre Airmail ya está disponible! Ve al Studio Studio para apuntarte y así aprender de una vez por todas a dominar esta aplicación 🙂

Cómo configurar las cuentas genéricas

Desde Airmail > Preferencias > Cuentas > + podrás añadir tus cuentas en la aplicación.

Como ves en la imagen Airmail tiene soporte para multitud de servicios: Gmail, iCloud, Yahoo, Exchange… Hasta puedes configurar tus propios servicios mediante IMAP o POP3.

Por si sólo esto ya es una ventaja, otros gestores tan prometedores como Mailbox se han quedado estancados desde hace tiempo ofreciendo soporte únicamente para iCloud y Gmail, algo totalmente insuficiente a nada que te salgas un poco del redil y tengas un correo electrónico en otros lugares.

Tipos de cuentas

• Gmail. Si eliges este servicio se abrirá una pequeña ventana a modo de navegador donde introducir tus credenciales. Una vez los introduzcas y des permiso a Airmail para acceder a Gmail tu cuenta quedará configurada, no tienes que hacer nada más.
• Outlook (Hotmail). Algo similar ocurrirá con este servicio, ya que se abrirá una nueva ventana donde configurar tu cuenta.
• iCloud, Exchange, Yahoo, Aol… La configuración de este tipo de cuentas es todavía más sencilla ya que se realiza desde el propio Airmail.

Una cosa que no me gusta de Airmail, en todas las configuraciones aparece por defecto marcada la opción para suscribirse a su newsletter (suscribirme al boletín), así que asegúrate de desmarcarlo antes de añadir tu cuenta si no quieres unirte a dicha lista (1)

En cambio si que me encanta la opción de “guardar configuración en iCloud”(2). Aunque no es algo que se haga a menudo, se agradece el poder cargar tu configuración en nuevos dispositivos sin tener que re-introducir todos tus datos de nuevo.

Cómo configurar servicios propios

Si tienes tu propio blog también tendrás correos electrónicos asociados a tu dominio. En este caso es el propio servicio de Hosting quien te tiene que proporcionar los datos para configurar tu cuenta, normalmente te darán a elegir entre datos para configurar cuentas IMAP o POP3.

Aquí puedes ver por ejemplo la configuración de mi email de Kit Emprender alojado en Hostgator, donde tan solo he tenido que añadir a mayores el nombre del servidor (1) y el número de los puertos (2).

Dentro de una cuenta

Te habrás fijado que la imagen anterior no se corresponde a una pantalla de configuración, sino que es una captura de pantalla de una cuenta que ya había configurado previamente, así que por eso incluye un menú superior.

A este tipo de configuración en detalle podrás entrar desde Airmail > Preferencias > Cuentas, haciendo click sobre la rueda dentada.

Si tienes varias cuentas, desde aquí también podrás arrastrar y soltarlas para ordenarlas a tu gusto.

Usuario

En la carpeta de usuario poco más puedes hacer además de asegurarte que la configuración se sincroniza con iCloud, elegir un icono, o decidir si dicho correo se muestra en la bandeja unificada (leerás acerca de esto más adelante).

Carpetas

Esta sección sirve para asignar las etiquetas de tu correo electrónico a las carpetas de la aplicación.

Esto se hace para asegurar que cuando en Airmail te diriges a la pestaña de por ejemplo “enviados”, sea eso exactamente lo que se esté mostrando. Y lo mismo para el resto de carpetas especiales (borradores, spam, papelera…)

O dicho más fácil, para asegurar que la aplicación y tu servicio de email se están entendiendo.

• Lo primero que tienes que hacer es decidir si quieres que se realice un ajuste manual o automático (1). Te recomiendo este último, y si todo funciona correctamente lo dejes así.
• Si eliges una configuración manual, o realizas cambios de carpetas en tu servicio de correo, recuerda hacer click en actualizar (2) para sincronizar los cambios.

Por ejemplo en mi caso, verás que no tengo carpetas de destacado ni importante, esto es porque no las uso y las he desactivado en Gmail. Si las activase, debería hacer click sobre actualizar para que Airmail las detectase de nuevo.

Nota: estas carpetas tendrán diferentes nombres, o puede que algunas no existan (como la de destacado) en otros servicios de mensajería como iCloud.

En cuanto a las carpetas de tareas, recordatorios y hechos, son generadas por la propia Airmail, así que puedes eliminarlas sin ningún problema si no tienes planeado utilizarlas. Esta acción tarda unos segundos, así que deja la ventana abierta hasta que sus estados cambien a “ninguno” y el botón se transforme a uno llamado “crear”.

Alias

Un alias sirve para enviar correos electrónicos en nombre de otra dirección de email (de la cual por supuesto también deberás ser propietario) y así poder administrar varias cuentas bajo una misma interfaz.

Si utilizas esta funcionalidad en alguna de tus cuentas, aquí podrás configurarla.

Firma

Las firmas son la manera más sencilla de ahorrar tiempo al escribir correos electrónicos.

Estas pueden incluir una despedida genérica, tu nombre y apellidos, cargo, links a redes sociales… Prácticamente todo lo que quieras.

Si generas firmas adicionales haciendo click sobre el botón + recuerda que la que dejes seleccionada en la pestaña de la izquierda será la que se cargue por defecto.

Formato

En el formato simplemente podrás elegir el diseño de tus emails, tipo de letra, color, si se añaden firmas en respuestas rápidas, si se conserva el diseño del mensaje original…

Más

Una de las pestañas más interesantes. De nuevo algunas opciones estarán limitadas en función del tipo de cuenta que utilices (Gmail, iCloud…)

Lo más importante que debes tener en cuenta en esta sección es:

• Sincronización instantánea. Actívalo si quieres que tu servicio “avise” a Airmail cuando recibas un correo nuevo para que este se sincronice.
• Actualizar bandeja de entrada. Si no activas dicha opción tendrás que elegir cada cuánto quieres que se compruebe si hay nuevo correo, desde 1 minuto, pasando por 1h, hasta comprobarlo de manera manual.
• Actualización de carpetas. Es similar pero para comprobar carpetas de tu servicio de correo electrónico, así que si como yo no le das mucho uso puedes subir este tiempo a 1 hora.
• Descargar mensajes desde hace… Opción muy útil para que no se te vaya de las manos y termines con toda tu vida en local. Justo arriba podrás decidir si quieres descargar también el contenido de los mensajes y sus adjuntos. Si cambias estos valores recuerda hacer click sobre la opción “reconstruir base de datos”. Utiliza esta opción también siempre que tengas cualquier tipo de problemas o comportamiento extraño con tus cuentas.

Las preferencias generales de Airmail

Además de las cuentas, dentro de Airmail > Preferencias, encontrarás más pestañas donde realizar cambios para adaptar la aplicación a tus necesidades.

• Pestaña general. Aquí te aconsejo que actives el buzón unificado (para tener un lugar donde revisar todas tus cuentas al mismo tiempo), la sincronización con iCloud, y que la tecla retroceso elimine correos (de otra forma funcionará como una tecla para archivarlos)

• Redacción. En esta sección encontrarás aspectos relacionados con la escritura de tus correos. Mi única recomendación es que añadas un retraso en el envío para evitar posibles errores.

• Apariencia. La parte más visual de la aplicación, tiene decenas de opciones, colores y formas que te recomiendo probar hasta que des con la opción en la que mejor te encuentres, te dejo mis ajustes como referencia.

• Servicios. Aplicaciones adicionales que podrás conectar a Airmail para potenciarlo. Entre ellas encontrarás Dropbox, Evernote o Wunderlist
• Notificaciones. ¿Cuánto quieres que te moleste Airmail?

Configuración avanzada

Dentro de las reseñas de Airmail en la Mac App Store existe una que habla de la lentitud de la aplicación.

En mi caso cuento con 9 cuentas de correo sincronizadas entre las que se encuentran todo tipo de servicios (Hotmail, Gmail, iCloud, el ofrecido por Hostgator…)

Mi equipo es un Macbook Pro de 2009 y mi conexión a Internet no es ninguna maravilla, sin embargo no tengo queja de la rapidez de la aplicación, y esto creo que puede ser debido a dos opciones que tengo establecidas en la configuración avanzada.

1. Tengo activado el inicio rápido
2. Tengo desactivada la sincronización de contactos al inicio
3. Tengo desactivados los gráficos avanzados

El editor de correos electrónicos

Una de las cosas que más me gustan y que más me facilitan la vida en Airmail, es su editor.

Además del modo de edición de toda la vida que ves en la imagen, con sus negritas, cursivas… El cual no uso, incluye dos editores más.

Editor de Markdown

Como ya sabrás por mis ultimas entradas me ha dado fuerte por Markdown, hasta he creado una página web destinada a que todo el mundo pueda aprender este lenguaje minimalista (Markdown.es)

Pues bien, Airmail te permite mediante un simple click, entrar en un modo de edición de Markdown de doble columna para que puedas ver en tiempo real el resultado final de lo que estás escribiendo.

Esto es genial para mi porque:

• Por alguna extraña razón no me gusta contestar emails “al vuelo” (esto es, sobre la propia ventana del email). Aunque tengo activado un retraso en el envío siempre tengo la sensación de que podría enviar el email a medio terminar; me siento un poco cohibido por estar “escribiendo a alguien” y no “en algo” (un editor de texto), y por si fuera poco, si estoy contestando sobre una cadena de mensajes ver la conversación anterior me distrae.
• Odio los borradores. Un trauma que arrastro de cuando la sincronización “con la nube” no estaba tan de moda y todo era más inestable, siento que pierdo el control sobre ellos.

Así que lo que hago cuando quiero escribir un email, es utilizar un editor de Markdown.

• Si es el primer email que envío utilizo Ulysses (tengo un grupo dedicado a correos electrónicos). Esto me permite expresarme con comodidad, y si no termino de escribir en el momento de trabajar, ¡no pasa nada! Toda mi biblioteca de Ulysses se sincroniza mediante iCloud así que no solo está a salvo, sino que puedo continuar con mi email desde Ulysses para iPad. Así que digamos que tengo mi propio sistema de borradores.
• En cambio, si es una replica a un email utilizo Typed. De esta manera puedo copiar dicho email, y gracias a mi configuración de Better Touch Tool en menos de 5 segundos tengo una ventana con el email original a la izquierda, y otra ventana lista para escribir a la derecha (nada de andar haciendo scroll hacia arriba y hacia abajo sobre una misma ventana del email)

Todo este proceso puede parecer largo, pero te aseguro que si tienes control sobre tu equipo no te llevará más de unos segundos, y como a mi me resulta más cómodo trabajo mejor y por tanto soy más eficiente así.

En cualquier caso, una vez termino de escribir no tengo nada más que copiar el resultado en Markdown y pegarlo en Airmail, ya tengo mi correo electrónico correctamente formateado sin molestias.

Aunque Airmail por desgracia no cuenta con versión para iOS (por ahora), no pasa nada, tengo un flujo de trabajo en Workflow que convierte Markdown a texto en formato enriquecido (RFT).

Editor de HTML

Si por algún motivo necesitases dar formato a un email de una manera no tan sencilla (usando Markdown) sino más profesional, puedes activar el modo HTML. De esta forma puedes cargar tu diseño personalizado fácilmente.

En mi caso por ejemplo, cuando tengo que enviar emails con la imagen de Brainy Octopus, no tengo más que abrir el editor HTML y lanzar el trigger que tengo configurado en TextExpander para que se active la plantilla.

Como plus te diré que Markdown se convierte muy fácilmente a HTML, así que el contenido desde el editor de HTML para incluirlo en la plantilla, lo genero de la manera que acabas de ver (con Ulysses o Typed), pero añadiendo un paso previo de conversión a HTML (disponible en ambos editores)

Como ves una combinación explosiva pero sencilla, que cubre de sobra todas mis necesidades de escritura.

Por cosas como esta, Airmail es mi gestor de correo electrónico favorito.