Para una gran mayoría de los usuarios, las capacidades que ofrece iCloud o Gmail para gestionar contactos es más que suficiente.

Pero si en algún momento has tenido la sensación de que “necesitabas algo más” sin saber exactamente lo que era, seguramente estabas buscando un CRM sin saberlo.

CRM son las siglas de Customer Relationship Management, puedes leer más sobre este concepto en su artículo en la Wikipedia, pero el resumen es que son softwares orientados a mejorar la relación con tus clientes (o contactos).

Si ves este ejemplo de Active Campaign seguro que lo entiendes mejor.

Como ves, en este ejemplo el cliente de una empresa puede pasar por varios estadios: se ha hecho un contacto inicial con él, se le ha mandado una propuesta, se está realizando un seguimiento de la misma…

Son cosas que si trabajas en departamentos de venta seguramente ya conozcas.

Contacts Journal (Mac, iPhone, iPad) no está a un nivel tan avanzado como Active Campaign, y ahí precisamente reside su utilidad para otro tipo de usuarios.

Como ves en la imagen anterior, la aplicación es muy similar a una agenda de contactos, pero las pestañas que se incluyen en la ficha de cada persona son las que la hacen funcional en ciertas situaciones.

Pestaña de Logs

Donde podrás añadir notas relacionadas con dicho contacto, lo cual resulta tremendamente útil en según qué ocasiones.

Por ejemplo yo lo utilizo cuando contacto con nuevos bloggers, emprendedores o estudiantes para apuntar las circunstancias en las que hemos comenzado la relación, e impresiones acerca de la persona.

Algo que me viene muy bien a la hora de volver a contactar con ellos en el futuro, ya que tengo 100% claro a qué me estoy enfrentando.

En el ámbito profesional esta pestaña de logs te puede venir muy bien para añadir pequeñas minutas de las reuniones que hayas tenido con dicha persona.

Como ves al elegir una persona y añadir un nuevo log, podrás incluir además de la fecha y las notas, una localización y un título para la misma.

Estos títulos vienen predefinidos, en realidad son como etiquetas. Puedes editarlas, eliminarlas, o crear las tuyas propias desde los ajustes de la aplicación, en la sección manage data > log titles.

Estos logs tienen un apartado especial en la aplicación donde podrás ver y filtrar todos ellos por fecha, título y/o contacto. De modo que puedes echar un vistazo fácilmente a todas las reuniones que hayas tenido en un espacio de tiempo concreto.

Pestaña de ToDos

En esta pestaña podrás añadir tareas pendientes que tengas con dicha persona, o más bien, citas.

El funcionamiento es similar a los logs, ya que puedes añadir títulos como “reunión” o “teléfono”, solo que debido a la naturaleza de estas citas, podrás añadir además alertas y repeticiones, o sincronizarlas con un calendario.

Como podrás imaginar, también tendrás un acceso directo a todas tus citas pendientes donde podrás filtrarlas por tipo, fecha, o persona.

Pestaña Files

Aquí podrás incluir archivos relacionados con la persona en cuestión.

Para mis necesidades no le he encontrado utilidad, y si se la encontrase seguramente me decantase por utilizar una solución diferente para llevar un control total de los archivos.

La única utilidad posible que podría verle en algún momento, es la de arrastrar correos electrónicos para tenerlos accesibles rápidamente en un determinado momento.

Pestaña Fields

La pestaña de fields o “campos”, te permitirá añadir campos personalizados para cada persona.

El campo predefinido pin colors, servirá para cambiar el color del pin que aparecerá en el mapa que muestra tus contactos cercanos (esta funcionalidad está ya muy orientado a ventas)

Desde las preferencias de la aplicación, en Manage Data > Fields, podrás añadir nuevos campos, de tipo fecha, cantidades económicas, listas, o simplemente campos de texto con los que organizar tus contactos como tú necesites.

Pestaña Info

La más sencilla de todas, donde se almacena la información básica del contacto como su teléfono, email, etc.

Es la pestaña básica de la que se componen los gestores básicos de contactos, así que no hay mucho que explicar sobre la misma 🙂

Como ves es una aplicación bastante sencilla que simplemente cumple con su cometido. Si alguna vez has tenido que lidiar con pesados y arcaicos CRMs seguro que agradeces la simplicidad de Contacts Journal (Mac, iPhone, iPad)

[Tweet «Contacts Journal, CRM para entornos Apple»]

Espero que esta entrada te haya resultado útil,

Un fuerte abrazo,

Javi