El control del tiempo que invertimos en cada tarea es un paso crucial a la hora de optimizar las 24 horas que recibimos como regalo cada día.

Llevaba años buscando una aplicación que cubriese esa necesidad, y ahora por fin la he encontrado.

[Tweet «Descubre por dónde se escapa tu día»]

Si ahora mismo te preguntase cuales son los gastos que has tenido la semana anterior no tendrías más que echarle un vistazo a los extractos de tu banco o a tu gestor de finanzas favorito para responderme con una precisión milimétrica.

Pero si te preguntase en qué has invertido tu tiempo hoy, la cosa se complicaría bastante.

Es probable que tan solo acertases a decirme las 4 o 5 tareas importantes que has completado, pero nada más. Este desconocimiento te deja totalmente ciego para tomar decisiones importantes.

En mi búsqueda de una solución, hasta la fecha solo había encontrado las clásicas extensiones que te indican todo el tiempo que pierdes en Facebook o en Youtube viendo videos de gatitos, algo útil si te pasas todo el día en el navegador, pero insuficiente si buscas algo más.

Qbserve, la aplicación definitiva para control del tiempo

Por suerte encontré Qbserve, una aplicación que mide el tiempo que utilizas en cada aplicación en tu Mac, y te presenta los datos de manera clara para que puedas analizarlos y tomar acciones al respecto.

El Dashboard principal divide todo tu tiempo en tres clases de tareas:

• Productivas
• Neutrales
• Distracciones

Y con ellas genera un índice de productividad que se representa mediante un porcentaje que va de 0 a 100.

Una cosa es sentir que “hoy no estás haciendo nada”, y otra muy distinta ver que tu rendimiento real roza el 20%, te aseguro que esto último hace que te pongas las pilas sin pensártelo dos veces.

¿Qué es una tarea neutral?

Actividades que en un principio la aplicación no distingue, o no recomienda clasificar como productivas o distracciones.

Qbserve cuenta en la actualidad con una base de datos de más de 6.000 aplicaciones, webs, y servicios, que se clasifican automáticamente de manera inteligente. Por ejemplo:

• Tweetbot se detecta como una actividad de distracción
• Xcode como una actividad productiva
• Pero otras actividades como el tiempo en el Finder, se quedan como neutrales, ya que depende de lo que estés haciendo en ese momento podría considerarse de uno u otro bando.

Lo bueno es que todas estas actividades que se cargan por defecto, puedes cambiarlas a tu gusto desde la pestaña de detalles.

Haciendo click sobre cada actividad, podrás decidir si quieres que esta sea productiva, neutral, o una distracción; además de definir una categoría (escritura, finanzas, diseño…)

Esto es todo un acierto ya que si por ejemplo fueses un social media manager, Tweetbot no sería una distracción, sino tu herramienta de trabajo.

Como ves la ventana de detalles tiene varias pestañas a las que acceder:

• Actividades: todo lo que ha medido Qbserve durante el día de hoy (puedes cambiar el rango de tiempo en el desplegable de la esquina inferior izquierda)
• Uncategorized: para actividades que no se han clasificado automáticamente. Puedes encontrar un número elevado ya que Qbserve es capaz de diferenciar qué URLs estás visitando.
• Categorías: social, diseño, escritura… Puedes crear las tuyas propias y/o definir si son productivas, neutrales, o distracciones.
• Aplicaciones: si en lugar de categorías quieres personalizar las aplicaciones, este es tu lugar.
• Ignorar: en la pestaña anterior puedes hacer click sobre una aplicación para ignorarla. Aquí encontrarás un listado de las que hayas decidido no tener en cuenta.

Muy bonito, ¿pero para qué vale esto?

Aunque hay más ajustes de Qbserve que deberás perfilar a tu gusto, seguramente te estarás preguntando en qué puede ayudarte una aplicación de este estilo.

La respuesta es que si no analizas los resultados y tomas acciones al respecto no te servirá más que para tener un pequeño recordatorio de lo mal o bien que lo estás haciendo hoy, incluso puedes programar notificaciones para ello.

Pero si te tomas el análisis en serio, podrás ir mucho más allá y conseguir:

• Descubrir tus picos de productividad. Puede que empieces a trabajar a las 7 y termines a las 16. Pero no eres igual bueno resolviendo asuntos a todas horas. Quizá te cuesta arrancar y hasta las 12 no te pones en marcha, o quizá eres una escopeta y a las 8 estás en tu punto álgido. Con Qbserve no tienes más que echar un vistazo rápido y ver “dónde hay más verde”. Ya tienes tu pico productivo localizado, ahora no tienes más que resolver tus tareas más complicadas en esa ventana de tiempo. Yo por ejemplo he descubierto que entre las 11 y la 13 se encuentra mi mejor horario.
• Descubrir tus agujeros de productividad. De manera contraria a la anterior. Ya no solo por saber dónde colocar las tareas más simples porque tu cabeza no está al 100%, sino para algo mucho más importante si trabajas por tu cuenta: saber cuándo parar. Muchas veces nos empecinamos en trabajar hasta tarde cuando en realidad lo único que terminamos haciendo es saltar de una distracción a otra porque en realidad ya no podemos seguir.

Recuerda que este control del tiempo puedes aplicarlo no solo a horas, sino también a días.

Qbserve también te servirá para algo muy importante: optimizar tu tiempo

• Eliminando distracciones. Puedes ver en qué aplicaciones pierdes más el tiempo, y así evitar caer en la tentación de utilizarlas por ejemplo, cerrándolas automáticamente con Quitter.
• Mejorando procesos. Analizando las aplicaciones que usas, y sus categorías. Si por ejemplo la mayor parte de tu tiempo se va en “escritura”, quizá necesites instalar un expansor de texto como TextExpander, o comprar un mejor teclado con el que escribas con mayor comodidad. Si tu gestor de correo electrónico se come todo tu tiempo, quizá necesites adoptar nuevas estrategias o utilizar servicios de refuerzo como Sanebox.
• Delegando procesos. Gracias a los datos recopilados por la app también podrás encontrar tareas que agotan tu tiempo y que no quieres hacer más. Si Photoshop se lleva gran parte de tu tiempo sin ser ese tu campo de trabajo principal, quizá necesites subcontratar tareas de diseño en servicios como 99Designs.

Como ves las mejoras potenciales son realmente buenas, eso si, tienes que ponerte en marcha. Qbserve no va a solucionar tus problemas de gestión del tiempo mágicamente.

Ajustes de Qbserve

En esta pestaña podrás definir cómo se comporta Qbserve a la hora de analizar tu comportamiento.

• Application options. 100% recomendable activar la primera opción para que la app se inicie con el equipo. Las dos siguientes opciones sirven para definir si quieres iconos del dock y del menú dinámicos (cambian su color en función de la clase de tarea que estés realizando)
• Track as separate activities. Puedes definir si quieres que Qbserve distinga sitios web, videos de youtube, nombres de chat (por ejemplo, en telegram), o subreddits de reddit.
• Days to observe. Si el fin de semana lo dedicas a descansar, elimina el tick de dichos días para no falsificar tus estadísticas.
• Hours to observe. Y de manera similar, haz lo mismo para las hora que ya no quieres que se analicen.
• New day starts at sirve para fijar la hora de inicio de tu dashboard.
• Y Minutes until idle para especificar el lapso de tiempo en el cual Qbserve dejará de analizar tu comportamiento si no hay actividad. Esto es muy útil si por ejemplo te alejas de tu equipo sin haber pausado la aplicación.

Puedes conseguir Qbserve en la web del desarrollador por unos $30 hasta el 10 de Junio de 2016. Después su precio subirá hasta los $40.

Si no sabes si esta aplicación es para ti, te recomiendo probar la versión trial con todas las funcionalidades disponibles durante 10 días. Si a día de hoy el control del tiempo todavía es un problema para ti, te aseguro que su compra merece mucho la pena.

Espero que esta entrada te haya resultado útil,

Un fuerte abrazo,

Javi