¿Qué es exactamente DEVONthink?

Uno de los "problemas" de DEVONthink es que hace y sirve para tantas cosas que es difícil resumir su finalidad de manera sencilla, aunque una de mis maneras favoritas de definirla es la forma que ellos mismos utilizan en su web:

Sin embargo esa definición se queda un poco corta rápidamente, ya que podrías pensar que DEVONthink sirve solamente para almacenar PDFs o notas, cuando en realidad, es mucho más que eso.

DEVONthink es capaz de recolectar y almacenar cualquier tipo de documento, no solo PDFs o notas, sino también imágenes, archivos de audio, enlaces, páginas web completas, y hasta vídeos.

Y la cosa no para ahí, DEVONthink también cuenta con herramientas de anotación, conversión y exportación, e incluso OCR (detección de caracteres) que posteriormente podrás utilizar para realizar búsquedas.

Todo esto lo remata con una potente capacidad de gestión y organización a base de grupos ("carpetas"), grupos inteligentes, etiquetas, favoritos, diferentes interfaces, un buscador, o una sección de "elementos relacionados", que te ayudará a conectar los diferentes items de tu base de datos de manera automática.

Si manejas una cantidad ingente de información, probablemente necesites DEVONthink, ya que te permitirá controlar tus archivos con mucha más versatilidad que el simple Finder.

Pero no hace falta ser un gran estudiante o investigador para sacarle partido a DEVONthink, cualquier profesión que conlleve un flujo importante de información, (por ejemplo un abogado), será más llevadera gracias a DEVONthink.

Por supuesto también sirve para uso doméstico, para organizar tus facturas, contratos, y documentos, declaraciones de la renta, tu lista de artículos para leer después...

Las posibilidades son infinitas, aunque en dichas situaciones quizá no te haga falta adquirir la versión profesional o la versión "to go" de iOS.

Aplicaciones y precios

DEVONthink para macOS

Para mi al menos, la imprescindible, ya que casi todo mi trabajo lo realizo en mi equipo portátil.

DEVONthink cuenta con 3 ediciones:

Antes de nada, no te asustes por el precio de la versión Server, es una edición especial enfocada a empresas cuya funcionalidad extra principal es la de permitir compartir todo lo que almacenes en DEVONthink a través de una interfaz web.

Si el flujo de archivos no es importante en tu equipo, probablemente no la necesites.

Este extra también serviría para compartir tu información entre un dispositivo Mac y un Windows por ejemplo, pero tendrías que estar seguro que le vas a sacar mucho rendimiento, ya que el precio por tener esta funcionalidad como ves, es caro.

Diferencias entre la versión Standard y la versión Pro

Las ediciones restantes son bastante más asequibles, sin embargo es interesante que conozcas las principales diferencias entre las mismas, ya que la diferencia de precio es del doble.

Básicamente, la versión Pro desbloquea las siguientes funcionalidades:

1. Escaneo con OCR: DEVONthink se integrará y beberá la información de escáneres como ScanSnap, VueScan o ExactScan, y les aplicará un OCR (reconocimiento de caracteres), para que puedas buscar el contenido que se encuentra en el interior de dichos documentos.
2. Estampado de documentos: lo que te permitirá por ejemplo, marcar todas las hojas de un PDF con la hora actual, la palabra "borrador", un número de serie... Incluso podrás automatizar este proceso mediante reglas.
3. Importación de archivos de correo: podrás almacenar en DEVONthink buzones completos de Apple Mail o Microsoft Outlook

Existen muchas más cosas que la versión Pro desbloquea respecto a la estándar (puedes verlas aquí) pero las más importantes son las que te acabo de mencionar. El resto sobre todo están enfocadas a agrupar y encontrar elementos similares dentro de tu biblioteca.

DEVONthink To Go (versión para iOS)

Recuerda que esta compra te servirá tanto para tu iPhone como para tu iPad.

Dentro de esta aplicación, podrás acceder a una compra in-app de 8,99€ (llamada Pro Package) que desbloquea entre otras cosas, el ahorro inteligente de espacio, que funciona similar a iCloud, dejando en tu dispositivo solamente los archivos que realmente estás usando.

Esta versión Pro también desbloqueará las anotaciones en PDFs, y ofrecerá soporte para almacenar mensajes de correo electrónico o tablas (sheets), además de ofrecer la misma como extensión.

Cómo almacena y sincroniza la información DEVONthink

Una cosa que siempre me preocupa al instalar nuevas aplicaciones es "dónde están mis archivos" y cómo se gestionan los mismos.

Aunque DEVONthink tiene una opción para simplemente indexar archivos del Finder (esto es, no los mueve de su sitio, y simplemente usarás DEVONthink como un "visor/organizador" de dichos documentos), lo ideal, al menos para mi, es que muevas los archivos dentro del propio DEVONthink, es decir, los importes, eliminando los originales para ahorrar espacio.

Los archivos se almacenan en DEVONthink dentro de bases de datos.

Esto son, archivos que se generan (uno por base de datos), que almacenarán en su interior todo el contenido, las encontrarás en tu Finder con esta pinta:

En estas bases de datos luego podrás después realizar agrupaciones (por carpetas), por etiquetas, y por muchos parámetros más para organizar los archivos como tú quieras.

DEVONthink te permite crear y tener tantas bases de datos como necesites, de esta forma podrás establecer una pequeña jerarquía de organización (por ejemplo, la clásica base de datos personal, y la profesional)

Estas bases de datos se almacenan de manera local en tu equipo (por defecto, en la carpeta de usuario > databases), esto quiere decir que por ejemplo si utilizas Carbon Copy Cloner, tendrás copias de seguridad de las mismas.

Pero además de esto, podrás configurar, tanto en macOS como en iOS, servicios como Dropbox o iCloud para que tus bases también se almacenen ahí.

Esta es la forma que tienes para sincronizar los archivos en tu Mac con tu iPhone o iPad, ya que conectando ambas aplicaciones al mismo servicio (por ejemplo iCloud), podrás decidir qué bases de datos se sincronizan, y cuáles no.

Si te preocupa la privacidad de tus archivos, debes saber que en DEVONthink puedes crear las bases de datos encriptadas, y también puedes sincronizar las bases de datos a través de tu red local para así evitar servicios de terceros.

Importante: "lock-in"

Aunque DEVONthink trabaja mediante bases de datos, no tiene ningún tipo de "lock-in", esto es, no vas a estar anclado de por vida a la aplicación si no quieres.

Si en algún momento quieres dejar de utilizar la aplicación, solo tendrás que por ejemplo, arrastrar los grupos (carpetas) a cualquier lugar del Finder, y los mismo se moverán allí manteniendo la estructura.

DEVONthink y Archivos

DEVONthink puede configurarse en la aplicación nativa de iOS "Archivos", como una ubicación más, y podrás navegar a través de todas las bases de datos que tengas configuradas en ella.

Para mí no es lo optimo ya que uno de los motivos por los que me gusta DEVONthink es por su estructura e interfaz, pero es un detalle que debes tener en cuenta.

Interfaz principal

La interfaz de DEVONthink es bastante "camaleónica", puedes ocultar varios de sus paneles para hacerla más simple, o incluso cambiarlos de posición para que puedas moverte por todos tus archivos como más cómodo te resulte.

Una de mis combinaciones favoritas es la que ves a continuación:

• Donde en la barra lateral aparecen todas las bases de datos, grupos, etiquetas, carpetas inteligentes, la papelera...
• En la siguiente columna, aparecen los elementos de lo que tenga seleccionado en el elemento de la izquierda (en modo lista, aunque puede cambiarse a modo icono o modo por columnas)
• En la tercera columna se encuentra el previsualizador del archivo seleccionado,
• Y en la cuarta, el inspector, que me ofrece más información sobre el elemento seleccionado.

Pero esta interfaz puede cambiarse a algo mucho más simple, incluso más similar al Finder, si eso te resulta más cómodo.

La interfaz en los dispositivos iOS está un poco más limitada, por ejemplo el inspector ya no puede ocupar una columna completa, sino que simplemente será el clásico "pop-up" que aparece por encima al pulsar el botón "i".

Esto es normal debido a las limitaciones de la pantalla, y es algo más acusado en iPhones, tal y como ves en la imagen.

Organización en DEVONthink

Bases de datos y bases de datos recientes

Las bases de datos son el nivel "base" (valga la redundancia) de la organización de DEVONthink, dentro de estas bases es donde podrás añadir el resto de los elementos como:

Las carpetas inteligentes, como ves en la imagen, pueden ir incluso dentro de carpetas, no tienen por qué estar al mismo nivel que las carpetas normales.

Fíjate que en la base de datos, también existe un Inbox, este es un grupo especial que no puedes eliminar. Sirve sobre todo, al menos yo lo uso así, para recopilar rápidamente elementos ahí, para después procesarlos y llevarlos a su lugar correspondiente.

Recuerda que puedes crear tantas bases como necesites, y mantenerlas abiertas en la barra lateral para acceder rápidamente a cualquiera de ellas.

En esta barra lateral también encontrarás una sección llamada "bases de datos recientes", que muestra las últimas bases de datos abiertas.

Grupos, grupos inteligentes y etiquetas

El concepto de grupo es más sencillo de entender, ya que en realidad no dejan de ser carpetas. En la imagen son las que aparecen señaladas en amarillo.

Los grupos o carpetas inteligentes (con un símbolo de engranaje), sirven para filtrar automáticamente los elementos de tu base de datos, es decir, ahí no introducirás elementos, sino que aparecerán solos en función de las reglas que tú crees.

Por ejemplo, en la siguiente imagen verás la regla que hace que se muestren todas las imágenes de tu base de datos.

Las etiquetas son en parte también "grupos inteligentes", con una regla básica ya creada "muéstrame los elementos etiquetados como X", las mismas aparecen dentro de las bases de datos en una sección propia (Tags), que no puedes mover.

Existe una sección de grupos inteligentes ya creada en DEVONthink, pero es una sección global que aplica a todas las bases de datos.

Desde aquí podrás ver por ejemplo los elementos añadidos recientemente, los añadidos hoy, los que aun no has leído, aquellos a los que más accedas...

Aquí también podrás crear grupos inteligentes propios, pero recuerda que estos se aplican a todas las bases de datos.

Favoritos

DEVONthink cuenta con una sección especial de Favoritos, donde podrás añadir bien bases de datos, grupos, grupos inteligentes, o etiquetas, para tener todo localizado rápidamente.

Banderas, ratings, etiquetas, fecha, no leídos, y hasta localización

Estos elementos ya no aparecen en la sección de la base de datos, sino que son atributos que puedes añadir a tus elementos desde el panel de inspección.

Estos te servirán para que posteriormente puedas crear grupos inteligentes, o localizarlos rápidamente al navegar por DEVONthink, ya que por ejemplo las etiquetas de color destacan, o marcar un elemento como no leído hace que este se muestre en negrita, puedes buscar por fecha de creación... o por la localización de los elementos.

Introducir información en DEVONthink

En la aplicación no solo han invertido tiempo en diseñar un buen sistema de "catalogación" de información, sino que también se han preocupado de que la parte de la captura sea igual de funcional y eficiente.

A fin de cuentas, DEVONthink no está solo enfocado en hacer un volcado general y almacenar información de manera estática, sino que más bien es una herramienta de "captura y organización" continua, al igual que lo es por ejemplo un gestor de tareas.

Indexar vs Importar

Este es un aspecto de DEVONthink que ya comenté antes, pero que es importante recalcar.

Y es que en realidad tienes dos maneras de gestionar los documentos con la aplicación:

• Importarlos: esto copia los originales y los mueve dentro de las bases de DEVONthink, lo que haría que tuvieses dos copias independientes, el del Finder, y el de DEVONthink. Los cambios que hagas en cualquiera de estas copias, no afectan a la otra.
• Indexarlos: esto referencia los archivos originales del Finder, es decir, tendrías una base de DEVONthink "llena de accesos directos". Aquí, los cambios que realices en cualquiera de las aplicaciones (Finder, o DEVONthink) se verá reflejado en el otro lugar.

Esto último puede venir muy bien para indexar por ejemplo la carpeta de Dropbox, ya que podrías tener acceso a los items almacenados allí desde DEVONthink, y los cambios que realizases se seguirían aplicando a los originales.

Ten en cuenta que los archivos que indexes en lugar de importarlos, no podrás verlos en DEVONthink To Go.

Cada forma de trabajar con los archivos tiene sus ventajas y desventajas.

En cualquier caso, en la misma base de datos podrías tener grupos (carpetas) importadas, y grupos indexados, así que es una decisión que perfectamente puedes tomar de manera granular.

Métodos de entrada

Vista esta diferencia en la manera de trabajar, ya podrás tomar una decisión para empezar a "cargar" tu DEVONthink de contenido.

Arrastrar y soltar

La manera más sencilla de comenzar es simplemente arrastrando elementos a su interior, no solo imágenes, sino también por ejemplo trozos de texto seleccionados.

También puedes usar la clásica opción desde el menú "File > Import" o "Index", pero es la más lenta y aburrida.

El clasificador

DEVONthink también cuenta con una herramienta muy útil llamada "sorter" (clasificador)

Puedes configurar en las preferencias que esta se muestre bien en la barra de menú, u oculto en una pestaña en una zona de tu pantalla.

Si te fijas, este clasificador tiene varios botones, los cuales te permitirán:

• Acceder rápidamente a tus bases abiertas,
• Crear una nueva nota de texto,
• Crear una grabación de audio,
• Crear una grabación con la webcam,
• Crear una captura de pantalla,
• O capturar una URL, bien de un navegador, que esté en tu portapapeles, o introducida manualmente.

Extensión del navegador y Bookmarklets

Este pequeño clasificador también lo puedes hacer aparecer listo para capturar la URL que estás visitando, si instalas la extensión del navegador Clip To DEVONthink. 

En Safari aparecerá por defecto una vez instales la aplicación principal, en Chrome o Firefox tienes las respectivas extensiones en sus stores.

Desde iOS

Desde iOS también puedes añadir elementos a tus bases de datos de una forma muy rápida y sencilla.

Seguramente, termines utilizando alguna de estas dos opciones.

• Botón de importar Media: al cual puedes acceder desde dentro de la aplicación, o desde el menú contextual.
• Acción de compartir: que te permitirá mandar los elementos seleccionados a la aplicación para así capturarlos.

Si te sabe a poco, estoy seguro que también existen o puedes crear multitud de atajos en Shortcuts para agilizar tu manera de trabajar.

Otros métodos

DEVONthink también te permitirá añadir un acceso al Inbox en el sidebar del Finder, capturar elementos desde otras aplicaciones como Reeder o Airmail, e incluso añadir feeds RSS de determinados blogs.

Esto último no solo te servirá como lector de feeds propiamente dicho, sino que si quieres capturar algún artículo en tu DEVONthink, ya tendrás el contenido ahí listo para hacerlo.

También existe la opción como viste anteriormente, de introducir documentos directamente desde escáneres compatibles, importar desde Evernote, o incluso importar los favoritos de tu navegador.

Trabajar en DEVONthink

Crear contenido

DEVONthink no se limita solamente a ser una librería donde almacenar elementos que ya tuvieses, sino que también cuenta con herramientas de creación.

Concretamente podrás crear notas simples, con formato enriquecido, o en markdown.

Esto te permitirá tener tu propia versión de "notas", que aunque puede que no sean tan poderosas y eficientes como otras aplicaciones específicas, es algo que viene muy bien tener en caso de que quieras completar los elementos recopilados con información propia creada por ti.

Editar, anotar, estampar, OCR, convertir

Además de la creación de notas propias, puedes usar DEVONthink como un gran almacén del resto de elementos con los que trabajes, para luego utilizar sobre ellos herramientas de terceros.

Sin embargo, la propia aplicación incluye herramientas para que puedas trabajar desde la propia aplicación.

En muchas ocasiones estas herramientas no serán más profesionales que versiones específicas; por ejemplo, su visor de PDFs no es comparable con PDF Expert, que está diseñada exclusivamente para trabajar con ese tipo de archivos.

Sin embargo hay otras cosas que hace muy bien.

Un ejemplo de esto es su reconocimiento óptico de caracteres (para el cual utiliza el motor de ABBYY, la solución más profesional que existe en el mercado.

También podrás realizar diversas conversiones de los archivos, como por ejemplo, notas o imágenes a PDF.

El estampado por su parte solo está disponible en la edición profesional, y sirve por ejemplo para añadir la fecha actual a todas las páginas de un PDF de manera automática.

Esto es distinto a las herramientas de anotación, con las que podrás por ejemplo añadir textos o flechas sobre imágenes, o girarlas.

Compartir mediante DEVONthink Server

Si recuerdas, la edición más cara de DEVONthink te daba acceso al DEVONthink Server, una forma de compartir cualquier base de datos en un servidor web con otros usuarios.

Esto es muy útil para equipos, y personas con las que quieras compartir información, pero que no cuenten con un Mac o iPad/iPhone para acceder a dichas bases de datos.

La creación de usuarios es bastante granular, permitiéndote especificar no solo a qué bases de datos tienen acceso, sino también qué permisos tienen en ellas (si solo lectura, escritura, si pueden mover archivos...)

La interfaz, como ves en la imagen, es muy similar a la que encontrarás en la aplicación, y aunque le faltan algunas funciones, es muy funcional, así que los usuarios podrán trabajar desde ella sin problema.

Reglas inteligentes

Las reglas inteligentes son muy parecidas a los grupos inteligentes, pero tienen una gran diferencia.

Mientras que los grupos solo recopilan elementos que cumplan unos ciertos parámetros, las reglas activan ciertas acciones cuando esos parámetros se cumplen.

El ejemplo más claro lo verás en la regla de recordatorios o reminders, que hace que cuando un elemento tiene una fecha de recordatorio, y esa fecha se alcance, se genere una notificación.

Pero también puedes por ejemplo, bloquear documentos (para evitar su modificación) una vez pasen por ejemplo 90 días.

Mi conclusión

Si en algún momento has sentido que el Finder se te quedaba pequeño para organizar tus archivos y documentos, es probable que necesites DEVONthink y realmente no lo sepas.

Incluso aunque no tengas una cantidad tremendamente exagerada de información que gestionar, no es para nada una mala idea empezar a utilizar la aplicación, ya que como has visto, puede por ejemplo sustituir perfectamente a un gestor de "leer después", o ser una excelente forma de sincronizar los archivos de tu equipo y de tus dispositivos iOS de manera eficiente y controlada.

Lo que más me gusta sin duda de DEVONthink, al igual que por ejemplo sucede con OmniFocus (curso), es su tremenda escalabilidad.

Puedes empezar a trabajar con la edición estándar, crear una única base de datos, y utilizar las mínimas herramientas organizativas que necesites, y si el día de mañana necesitas más potencia o más características, solo tendrás que subir de edición, crear más bases de datos para segmentar tu información, o utilizar herramientas más potentes como la concordancia, las reglas de trabajo, o los scripts.

Pero el hecho de ser una aplicación tan potente tiene un precio.

Una de las grandes desventajas de DEVONthink seguramente sea su curva de aprendizaje, si nunca has utilizado aplicaciones de este tipo, es probable que te cueste pillarle el truco, sobre todo al principio.

En ese sentido, al ser una herramienta un poco "todoterreno", otra de las desventajas que podrías encontrarte es que realmente hay aplicaciones de terceros que funcionan mucho mejor para ciertas cuestiones.

Por ejemplo, aunque yo almaceno y gestiono imágenes en DEVONthink, jamás se me ocurriría migrar mi biblioteca de Fotos de Apple a una base de datos, ya que no me ofrecería todas las ventajas y funciones que me ofrece la aplicación nativa de Fotos.

Pero en general, a pesar de estas carencias, que más bien son intrínsecas a la forma y filosofía de la aplicación, y que seguramente nunca se puedan solucionar, sigo pensando que DEVONthink es una aplicación que merece mucho la pena, quizá no para el usuario raso que tiene suficiente con el uso de simples carpetas, pero para el que busca algo más, a día de hoy no existe una solución mejor en el mercado.