Resultados Ágiles es un framework que viene no a sustituir el ya famoso GTD®, sino a mejorarlo.
En este artículo quiero mostrare cómo lo pongo en práctica gracias a aplicaciones como OmniFocus (Mac, iOS) y Mindnode (Mac, iOS)
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Recuerda que este es mi sistema y no tienes por qué copiarlo al 100%, simplemente pruébalo, quédate con las partes que te funcionan y deshecha las que no.
Definir la visión en un mapa mental
Los mapas mentales han sido sin duda uno de los redescubrimientos que han cambiado mi manera de trabajar para mejor.
Están presentes como soporte siempre que necesito comenzar alguna determinada tarea: como escribir un artículo, crear un outline para un libro o curso, planear el calendario editorial de mis blogs, etc.
Con esa importancia en mi día a día tenía claro que iban a ser necesarios en este sistema productivo, así que ahí es donde empieza todo.
Antes de definir unos objetivos necesito ser consciente de dónde quiero que estos me acerquen, así que una anotación en el nodo principal me sirve como referencia:
Si no sabes cómo utilizar MindNode puedes ver una video-guía gratuita aquí.
Definir las 3 metas del año
Una vez definida la «visión» a la que acercarme, toca seguir la regla del 3 y definir los 3 objetivos que me ayudarán a conseguirla.
Estos objetivos son «anuales», pero ten en cuenta que mis años duran 12 semanas.
Puesto que tengo mi «visión» delante, lo más sencillo es pensar en las tres metas en el mismo lugar, y añadirlas en el propio MindNode de nuevo.
Recuerda que estos objetivos no siempre tienen que salir de tu área profesional. Para no olvidarlo te recomiendo añadir tu área personal y tu Life Frame (cuerpo, mente…) como ramificaciones de referencia para asegurarte de que estás trabajando de manera balanceada.
Como ves hasta ahora no he hablado de fechas ni nada que se le parezca.
Hay que crear una buena base, y el foco es lo más importante en este punto. Si empiezas a despistarte a estas alturas es probable que termines eligiendo unos objetivos inadecuados para completar.
¿Sólo puedo hacer 3 cosas al «año»?
Hablamos de conseguir metas, no de completar tareas. 3 objetivos bien elegidos pueden suponer grandes avances en tu vida profesional y personal.
Además el peor escenario al que te puedes enfrentar es terminar todo antes de lo previsto y tener más tiempo para conseguir más cosas, aprovechar nuevas oportunidades o evitar riesgos.
Así que no, no estás limitado a solo tres elementos, esta es una simple técnica de priorización.
Trasladar las metas a OmniFocus
Aunque MindNode cuenta con un sistema para hacerlo automáticamente (botón de exportar > OmniFocus), ya que estamos hablando de tan solo 3 tareas yo las incluyo manualmente.
De hecho, como la base de mi sistema es GTD® es bastante probable que dichos objetivos ya se encuentren capturados como items en el Backlog en la base de datos de OmniFocus, solo tengo que buscarlos utilizando un flujo de trabajo de Alfred y arrastrarlos a la pestaña de Proyectos para que se conviertan.
Puedes conocer más acerca de Alfred en este curso que imparto en el Studio, y más sobre OmniFocus en mi libro en iBooks.
Ahora mismo en OmniFocus deberías tener algo parecido a esto:
Puntos calientes
Date cuenta que en la imagen anterior los tres objetivos están almacenados en una carpeta llamada: resultados ágiles.
Esto es así porque se trata de un ejemplo genérico, pero en tu estructura no debería ser así.
En la vida real cada objetivo debería tener un lugar específico dentro de tu estructura de puntos calientes.
En concreto, el objetivo será un proyecto activo de tu área personal o profesional, o un proyecto dentro de algunas de las categorías de tu «Life-Frame».
En este punto ya tienes definidos 3 objetivos que harán que tu «año» merezca la pena. Ahora te toca trazar un plan de ruta que te permita conseguirlos.
Plan de acción: las tácticas
Antes de comenzar a añadir las tareas que te llevarán a conseguir tu(s) objetivo(s) tienes que cumplir uno de los principios de Resultados ágiles: fijar el tiempo.
Esto se consigue añadiendo una fecha de vencimiento al objetivo.
También deberás añadir una de inicio para de esta forma tener una «ventana de trabajo» donde añadir las tareas.
El siguiente punto es desarrollar las tácticas necesarias para conseguir dicho objetivo o meta. Como ya sabrás las hay de dos tipos:
- Recurrentes: las cuales puedes programar muy fácilmente en OmniFocus desde el inspector. Haciendo que estas se repitan cada lunes, miércoles y viernes por ejemplo.
- Y puntuales: para las cuales solo tienes que establecer una fecha de inicio, la cual se impondrá sobre la fecha de inicio del proyecto.
Con estos elementos gran parte de Resultados ágiles ya está listo.
Puedes crear una perspectiva para ver las tareas disponibles «hoy», trabajar desde el propio proyecto para ver qué tareas tienes disponibles, o crear la perspectiva que prefieras. Puedes aprender a generarlas gracias a este artículo.
Flujo de trabajo: planificación semanal, resultados diarios, reflexión final
Uno de los componentes básicos de Resultados ágiles es el patrón de mejora continua: planificación – resultados diarios – reflexión.
Gracias a las perspectivas y a las tareas recurrentes de OmniFocus, consigo llevarlo a cabo sin problemas.
Planificación y reflexión – Perspectiva de viernes
Aunque en la metodología original la planificación semanal se realiza los lunes y la reflexión final los viernes, yo he movido esas dos acciones al último día de la semana.
Las razones no son otras que terminar de cerrar la semana por completo para así aprovechar el sábado y el domingo para desconectar totalmente, y comenzar el lunes (el día más enérgico de la semana) directamente trabajando.
Para que funcione solo tienes que crear una nueva lista de acciones individuales y añadir allí las tareas relacionadas con la reflexión y con la visión.
Notas
- Como ves, yo además he añadido una tarea especial para asegurar que el Inbox está vacío y todo está procesado y en su sitio antes de comenzar.
- La planificación semanal también es conocida como visión, pero no la confundas con la visión general.
- Todas esas tareas deben llevar una repetición semanal los viernes para así asegurar que volverán a estar listas cuando lo necesites.
Reflexión
En este grupo incluyo por ejemplo revisar las tareas pendientes, los proyectos (en la perspectiva «revisión» por defecto de OmniFocus), cómo ha ido el sprint mensual (esto solo una vez al mes), etc.
En esta reflexión también incluyo definir 3 cosas que han ido bien, y 3 cosas que han ido mal, algo en lo que suelo apoyarme en gran parte echándole un vistazo a Qbserve para saber en qué invertido mi tiempo respecto a las tareas que he completado (algo que puedo ver en la perspectiva «completado» de OmniFocus, y en el mapa mental de mis Resultados ágiles, algo que verás en el siguiente apartado).
Esta información la vuelco en una hoja de Excel para así llevar un pequeño seguimiento.
A ese Excel también añado entre otras cosas las tres aplicaciones que más he utilizado durante la semana, tanto en la categoría productiva, neutra, como de distracción.
Planificación
Con el análisis anterior ya puedo:
- Crear un pequeño plan de acción para evitar las aplicaciones improductivas y neutras que más me han distraído durante la semana.
- Buscar fórmulas para mejorar aún más la eficiencia de aquello en lo que soy productivo.
- Fijar los 3 objetivos (regla del 3) de la siguiente semana. Esto lo hago en mi famoso mapa mental (foto anterior). Aunque también los traslado a OmniFocus.
- Si el mes ha terminado, añadiré también un nuevo sprint que me sirva de guía. Y si el trimestre ha terminado actualizaré también los objetivos «anuales» (foto anterior).
Rutinas de mañana y de cierre
Junto a la reflexión y planificación del viernes (icono de la taza de café) he añadido dos perspectivas más para tener siempre localizadas mis rutinas de mañana (sol) y de cierre (luna)
La primera (mañana) incluye una serie de tareas que se repiten cada día para ponerme en marcha. Entre estas tareas por ejemplo se incluye revisar el mapa mental de mis Resultados ágiles, que si recuerdas, incluye mi visión, objetivos trimestrales, objetivos semanales, y sprint.
La rutina de cierre incluye, entre otras cosas, la elección de los 3 objetivos / tareas más importantes del día siguiente (los cuales señalo con una bandera).
Existen algunos puntos adicionales más, como el uso de plantillas en OmniFocus para sistematizar mis procesos (aquí enseño cómo crearlas) Pero como ves, con los pasos anteriores tengo cubiertos las prácticas fundamentales de un sistema de productividad ágil.
Parece complicado a primera vista, pero una vez se encuentra todo en funcionamiento, es un sistema muy metódico que se puede aplicar fácilmente.
Y tú, ¿utilizas OmniFocus de alguna manera especial?
