Structured (disponible en Setapp) es una aplicación disponible para iPhone, iPad y Mac, que te permitirá planificar tus tareas y compromisos de manera visual a lo largo de una línea temporal para así ver claramente que deberías estar haciendo en cada momento.
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Precio de Structured
Puedes comenzar a utilizar Structured de manera gratuita en cualquiera de tus dispositivos (iPhone, iPad, o Mac), ya que la aplicación es gratuita de base.
Una vez la tengas instalada, y si lo necesitas, podrás hacerte con la versión Pro por un único pago de 4,99€.
Este pago desbloquea las características más avanzadas en todos los dispositivos.
Esta versión Pro desbloquea:
- La posibilidad de recibir notificaciones cuando una tarea comienza o termina
- La posibilidad de importar eventos de Calendarios
- La posibilidad de sincronizar los recordatorios de Apple en el Inbox de Structures
- La posibilidad de generar tareas recurrentes
Para comprender mejor estas características, continúa leyendo la review.
Cómo funciona Structured
Solo con echarle un vistazo a la (muy cuidada) interfaz principal de la aplicación, entenderás cuál es el funcionamiento básico de la misma, que no es otro que asignar tareas a los bloques de tiempo disponibles desde que te levantas hasta que te acuestas.
Bandeja de entrada (Gratis) y Sincronización con Recordatorios (Pro)
En la barra lateral de Structured encontrarás una bandeja de entrada (Inbox)
En ella puedes añadir tareas de manera libre, es decir, tareas a las que no asignarás día ni hora, al menos por el momento.
Simplemente están ahí para "colocarlas" más adelante.
Si añades alguna tarea, verás aparecer un aviso pidiéndote permiso para acceder a la aplicación de Recordatorios de Apple.
Este permiso es opcional, y solo está disponible en la versión Pro.
Al hacer esto, deberás ir a las preferencias de la aplicación, ya que desde la sección de recordatorios de Structured, encontrarás una opción para definir qué listas quieres que la aplicación sincronice.
Es muy importante el concepto sincronizar.
Structured no simplemente bebe la información de una lista de recordatorios, sino que se sincroniza con ella:
- Si añades recordatorios en dicha aplicación, estos aparecerán en Structured, incluyendo fecha y hora si lo has añadido, si no, los recordatorios aparecerán en la bandeja de entrada.
- Si marcas tareas como completas en Recordatorios, estos se marcarán como completos en Structured
- Si marcas tareas como completas en Structured, también se marcarán como tal en Recordatorios
- Si realizas cualquier modificación en cualquier aplicación, estas se verán reflejadas en la otra.
Lo único que no puedes hacer es crear recordatorios en listas específicas en Structured, aunque esto tampoco es algo que vayas a necesitar.
Tener esta sincronización disponible, te puede venir muy bien para por ejemplo añadir tareas fácilmente con Siri.
Sincronización con calendarios (Pro)
De manera un poco análoga a la sincronización con los Recordatorios, Structured también es capaz (en su versión Pro), de sincronizarse con tus calendarios (solo los que tú decidas).
Aquí es donde debes de tener un poco de cuidado a la hora de utilizar la aplicación.
Los recordatorios tienen un pequeño icono que los marca como tal, y lo mismo sucede con los eventos del calendario.
No hay problema en modificar los recordatorios desde Structured (fecha, hora, completo o no), ya que estos cambios se reflejarán en la app correspondiente.
Pero los eventos de calendarios, es mejor dejarlos quietos en Structured, y aunque puedas, mi recomendación es que los modifiques desde la propia aplicación de calendario que utilices (Fantastical, BusyCal, Calendarios de Apple...), los cambios se verán reflejados en Structured.
Esta sincronización te vendrá muy bien para descubrir tareas y/o compromisos que puedan solaparse.
Notificaciones (Pro)
Otra funcionalidad de pago que incluye Structured, es la de programar todo tipo de notificaciones alrededor de tus tareas.
Estas son:
- Notificaciones al comenzar una tarea
- Notificaciones cuando deberías terminarlas (esto es importante ya que de hecho, no deberías enganchar una tarea detrás de otra sin un margen, así que esta notificación no debería solaparse con la anterior)
- Notificación global para tareas diarias (aquellas que no tienen hora programada)
- Y adicionalmente, notificaciones para los eventos del calendario, opción que deberás desmarcar si tienes configurado el calendario para avisarteee de los mismos.
Detalles de una tarea
A la hora de añadir una tarea desde Structured, hay varios metadatos que puedes incluir en la misma.
En concreto puedes:
- Elegir un nombre, color e icono (este último se carga automáticamente con el nombre de la tarea, aunque en mis pruebas no funciona demasiado bien, y siempre me toca modificarlo)
- Elegir una fecha y hora de inicio y fin. La hora puedes calcularla rápidamente añadiendo un tiempo estimado, y realmente el día lo seleccionas añadiendo la tarea en el día que tengas delante en la aplicación, aunque desde aquí puedes modificarlo.
Si pulsas la opción "Más" en la sección "cuándo", verás que puedes programar la tarea como "todo el día".
Estas tareas son útiles porque se muestran en la zona superior del desglose por horas de Structured, y sirve para añadir esas pequeñas tareas que tardas tan poco en hacer que no merece la pena asignar en qué momento del día vas a hacerlas.
El ejemplo más clásico es el de regar las plantas, aunque aquí también aparecerán los cumpleaños si has sincronizado dicho calendario.
En caso de que lo necesites, Structured también tiene una sección donde podrás añadir Notas y Subtareas, en caso de que aquello que quieras completar, se pueda partir en acciones más pequeñas.
Repetición (Pro)
La última característica reservada a la versión Pro de Structured, es la capacidad de establecer tareas recurrentes, lo cual te vendrá muy bien para organizar tus semanas de manera efectiva, ya que hay tareas (rutinas) que siempre realizarás días determinados a las mismas horas.
Widgets
Tanto en iOS como en macOS, Structured ofrece Widgets para que puedas ver fácilmente qué es lo que deberías hacer, o qué tienes por delante.
En función del tamaño que elijas (pequeño, mediano o grande), podrás ver más o menos tareas y eventos de un vistazo.
Conclusión
Con un curso de más de 100 clases sobre OmniFocus, creo sabrás cuál es mi gestor de tareas favorito.
Sin embargo, creo que Structured ofrece un concepto diferente que puede llegar a ser muy útil como complemento, ya que el apoyo visual para organizar las tareas, a la vez que ves los eventos que tienes programados delante, resulta muy interesante a la hora de organizar el día.
El hecho de poder ver rápidamente el tiempo restante que le queda una tarea, o los tiempos libres que tienes entre las mismas, hace que uno sea más consciente de lo que realmente significa 1 hora de tu día.
Si usas Structured vas a darte cuenta de lo realmente malos y optimistas que somos al planificar nuestros días, que no te extrañe nada si las primeras veces que lo usas dejas la mitad de las cosas sin hacer.
Esa es entre otras cosas, una de las desventajas de la aplicación.
No puedes arrastrar fácilmente tareas que no has completado al día siguiente, establecer cuáles son importantes o no, ni organizarlas mediante listas, proyectos, o contextos.
Por todas esas carencias no recomendaría Structured como gestor de tareas principal, pero sí que lo recomiendo como una vitamina para un gestor más potente, ya que te ayudará muchísimo a la hora de planificar mejor las cosas.
Cristobal, puedes compartir unos ejemplos reales de una convivencia entre Omnifocus y Structured? De qué manera combinas estas dos app?
Es un proceso muy manual.
En OmniFocus puedo ver que tengo 10 tareas disponibles para hoy, y cuáles tienen más o menos preferencia (bandera, fecha de finalización, etc)
Con solo OmniFocus normalmente tendemos a sobreestimar lo que podemos hacer, pero si me voy a Structured, puedo ver que realmente no tengo X horas libres por delante, porque de 8 a 9:30 voy al gimnasio, de 13 a 14 voy a comer, de 15 a 15:30 tengo una reunión, y similares.
Para mi Structured te fuerza a ver la realidad, es diferente ver X tareas disponibles en OmniFocus y pensar que puedes/vas a hacerlas todas, a tener que encajarlas en los huecos libres de Structured y decir «voy a escribir este artículo en esta hora que tengo libre aquí».
No sé si me he explicado bien jeje
Hay mucha gente que le lleva reclamando algo así a OmniFocus desde hace años, quizá en futuras versiones!
Gracias Cristobal!
Voy a empezar a usar también Structured.
Psd: tus trabajos me han mejorado mi productividad y me han quitado mucho estrés. Soy un nuevo fan tuyo!
Gracias por hacérmelo saber Edgardo! Motiva mucho que el contenido es de utilidad :))
Una duda… comienzo a usar la app para llevar agenda, pero quisiera saber cómo enlazar o sincronizar dos celular con las mismas tareas